SERVICES

Une organisation intégrale ou modulable, vous choisissez : 

Selon le profil de votre événement (séminaire, colloque...), optez pour une gestion complète ou à la carte.

CLÉ EN MAIN

Nous construisons et pilotons votre événement à vos côtés, du pilotage stratégique à la clôture, en assurant une coordination fluide à chaque étape.

À LA CARTE

Vous choisissez les modules dont vous avez besoin — logistique, inscriptions, communication — selon votre organisation interne et votre budget.

Le détail des

 modules

Gestion Budgétaire

–

Un accompagnement financier complet pour sécuriser, piloter et optimiser le budget de votre événement : 

  • Élaboration du budget prévisionnel.
  • Construction du plan de financement.
  • Suivi des recettes (inscriptions, subventions, partenariats, sponsoring).
  • Contrôle des dépenses et des engagements.
  • Gestion des devis, bons de commande et validation des dépenses.
  • Suivi de la trésorerie.
  • Tableaux de bord financiers et reporting réguliers.
  • Analyse des écarts entre le prévisionnel et le réalisé.
  • Élaboration du bilan financier de l’événement.

Pilotage stratégique

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De la conception à la réalisation, nous orchestrons l’ensemble du projet pour garantir une organisation fluide et le succès de votre événement : 

  • Définition du calendrier général du projet.
  • Élaboration du rétroplanning.
  • Organisation et animation des réunions de pilotage.
  • Coordination des différents partenaires et prestataires.
  • Suivi des décisions et des plans d’actions.
  • Gestion des risques et anticipation des imprévus.
  • Contrôle de l’avancement des différentes phases.
  • Suivi des indicateurs de performance.
  • Accompagnement des organisateurs dans les prises de décision.

Plateforme d’inscrition sécurisée

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Une solution digitale intuitive pour centraliser les inscriptions, automatiser les confirmations et garantir une gestion conforme des données personnelles:

  • Création de la plateforme aux couleurs de l’événement.
  • Paramétrage des catégories de participants.
  • Gestion des formulaires d’inscription.
  • Paiement en ligne sécurisé.
  • Génération automatique des confirmations.
  • Édition des factures et reçus.
  • Gestion des tarifs préférentiels et des codes promotionnels.
  • Gestion des badges et des listes d’émargement.
  • Export des bases de données.
  • Respect des exigences RGPD et sécurisation des données.

Abstracts & comités d’organisation

–

Des outils dédiés pour accompagner les comités dans l’organisation, la relecture et la sélection des communications :

  • Mise en place de la plateforme de dépôt des abstracts.
  • Paramétrage des thématiques et catégories.
  • Réception et contrôle des soumissions.
  • Gestion des auteurs et co-auteurs.
  • Affectation automatique ou manuelle aux évaluateurs.
  • Gestion des conflits d’intérêts.
  • Suivi des évaluations.
  • Relances des relecteurs.
  • Communication des décisions aux auteurs.
  • Gestion des versions finales.
  • Préparation des sessions orales et affichées.
  • Accompagnement du comité tout au long du processus.

Programme 

––

De la planification des sessions aux mises à jour opérationnelles, nous assurons un pilotage complet du programme : 

  • Coordination avec le comité d’organisation.
  • Élaboration de l’architecture du programme.
  • Répartition des sessions.
  • Construction des plannings.
  • Coordination des intervenants
  • Gestion des confirmations de participation.
  • Collecte des biographies et des présentations.
  • Gestion des contraintes horaires.
  • Mise à jour continue du programme.
  • Production des supports de diffusion (site internet, application, programme imprimé).

Financements & Sponsorings

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De la préparation des dossiers de subvention au suivi des sponsors, nous assurons une gestion complète de vos partenariats : 

  • Identification des financeurs potentiels.
  • Constitution des dossiers de demande de subvention.
  • Élaboration des dossiers de partenariat.
  • Création des offres de sponsoring.
  • Suivi des candidatures.
  • Gestion des conventions.
  • Suivi administratif des partenaires.
  • Facturation des partenaires.
  • Suivi des contreparties.
  • Coordination des espaces d’exposition et de visibilité.
  • Élaboration du bilan destiné aux financeurs.

Logistique & coordination sur site

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De la coordination des prestataires à l’accueil des participants, nous veillons au bon déroulement de chaque étape de votre congrès : 

  • Recherche et réservation des lieux.
  • Coordination des prestataires techniques.
  • Gestion de la restauration.
  • Organisation des transports et de l’hébergement.
  • Implantation des espaces.
  • Gestion de la signalétique.
  • Coordination du montage et du démontage.
  • Gestion des exposants.
  • Organisation de l’accueil des participants.
  • Coordination des bénévoles et des équipes.
  • Assistance aux intervenants.
  • Gestion des imprévus.
  • Supervision générale pendant toute la durée du congrès.

Gestion administrative

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De la vérification des dossiers aux relances et reportings, nous centralisons la gestion administrative pour une organisation optimale : 

  • Ouverture et suivi des inscriptions (modifications, annulations et validations).
  • Gestion des dossiers individuels et des inscriptions groupées.
  • Contrôle des pièces justificatives.
  • Suivi des paiements.
  • Émission des devis, factures et reçus.
  • Relances administratives et financières.
  • Assistance téléphonique et e-mail.
  • Production des listes de participants et édition des badges.
  • Gestion des attestations de présence.
  • Reporting régulier auprès du comité d’organisation.
  • Archivage des dossiers et clôture administrative de l’événement.

Fiabilité, adaptation et proximité

Trois engagements qui nous permettent de construire, à vos côtés, des événements durables et réussis.

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