OFFRE ET SERVICES

Une organisation intégrale ou modulable, vous choisissez : 

CLÉ EN MAIN

Nous prenons en charge l'ensemble du congrès, du pilotage stratégique à la clôture, en totale délégation.

À LA CARTE

Vous choisissez les modules dont vous avez besoin — logistique, inscriptions, communication — selon votre organisation interne et votre budget.

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Détail des modules

La gestion budgétaire

Un accompagnement financier complet pour sécuriser, piloter et optimiser le budget de votre événement.

Nous assurons le suivi financier complet de votre congrès : 

- Élaboration du budget prévisionnel.
- Construction du plan de financement.
- Suivi des recettes (inscriptions, subventions, partenariats, sponsoring).
- Contrôle des dépenses et des engagements.
- Gestion des devis, bons de commande et validation des dépenses.
- Suivi de la trésorerie.
- Tableaux de bord financiers et reporting réguliers.
- Analyse des écarts entre le prévisionnel et le réalisé.
- Élaboration du bilan financier de l'événement.

Le pilotage stratégique du congrès

De la conception à la réalisation, nous orchestrons l'ensemble du projet pour garantir une organisation fluide et le succès de votre événement.

Nous coordonnons l'ensemble du projet pour garantir son bon déroulement :

- Définition du calendrier général du projet.
- Élaboration du rétroplanning.
- Organisation et animation des réunions de pilotage.
- Coordination des différents partenaires et prestataires.
- Suivi des décisions et des plans d'actions.
- Gestion des risques et anticipation des imprévus.
- Contrôle de l'avancement des différentes phases.
- Suivi des indicateurs de performance.
- Accompagnement des organisateurs dans les prises de décision.

La plateforme d'inscription sécurisée

Une solution digitale intuitive pour centraliser les inscriptions, automatiser les confirmations et garantir une gestion conforme des données personnelles.

Nous mettons à disposition un outil complet et personnalisable :

- Création de la plateforme aux couleurs de l'événement.
- Paramétrage des catégories de participants.
- Gestion des formulaires d'inscription.
- Paiement en ligne sécurisé.
- Génération automatique des confirmations.
- Édition des factures et reçus.
- Gestion des tarifs préférentiels et des codes promotionnels.
- Gestion des badges et des listes d'émargement.
- Export des bases de données.
- Respect des exigences RGPD et sécurisation des données.

La gestion d'abstracts et de comités scientifiques

Des outils dédiés pour accompagner les comités scientifiques dans l'organisation, la relecture et la sélection des communications.

Nous administrons l'ensemble du processus scientifique :

- Mise en place de la plateforme de dépôt des abstracts.
- Paramétrage des thématiques et catégories.
- Réception et contrôle des soumissions.
- Gestion des auteurs et co-auteurs.
- Affectation automatique ou manuelle aux évaluateurs.
- Gestion des conflits d'intérêts.Suivi des évaluations.
- Relances des relecteurs.
- Communication des décisions aux auteurs.
- Gestion des versions finales.
- Préparation des sessions orales et affichées.
- Accompagnement du comité scientifique tout au long du processus.

L'élaboration du programme scientifique

De la planification des sessions aux mises à jour opérationnelles, nous assurons un pilotage complet du programme scientifique.

Nous construisons un programme cohérent et évolutif :

- Coordination avec le comité scientifique.
- Élaboration de l'architecture du programme.
- Répartition des sessions.
- Construction des plannings.
- Coordination des intervenants.
- Gestion des confirmations de participation.
- Collecte des biographies et des présentations.
- Gestion des contraintes horaires.
- Mise à jour continue du programme.
- Production des supports de diffusion (site internet, application, programme imprimé).

Le dépôt des dossiers de financements & sponsorings

De la préparation des dossiers de subvention au suivi des sponsors, nous assurons une gestion complète de vos partenariats.

Nous accompagnons la recherche et la gestion des financements :

- Identification des financeurs potentiels.
- Constitution des dossiers de demande de subvention.
- Élaboration des dossiers de partenariat.
- Création des offres de sponsoring.
- Suivi des candidatures.Gestion des conventions.
- Suivi administratif des partenaires.
- Facturation des partenaires.
- Suivi des contreparties.
- Coordination des espaces d'exposition et de visibilité.
- Élaboration du bilan destiné aux financeurs.

La logistique et la coordination sur site

De la coordination des prestataires à l'accueil des participants, nous veillons au bon déroulement de chaque étape de votre congrès.

Nous assurons la gestion opérationnelle de votre événement :

- Recherche et réservation des lieux.
- Coordination des prestataires techniques.
- Gestion de la restauration.
- Organisation des transports et de l'hébergement.
- Implantation des espaces.
- Gestion de la signalétique.
- Coordination du montage et du démontage.
- Gestion des exposants.
- Organisation de l'accueil des participants.
- Coordination des bénévoles et des équipes.
- Assistance aux intervenants.
- Gestion des imprévus.
- Supervision générale pendant toute la durée du congrès.

La gestion administrative complète des inscriptionsLa gestion budgétaire

De la vérification des dossiers aux relances et reportings, nous centralisons la gestion administrative pour une organisation optimale.

Nous prenons en charge l'ensemble du parcours administratif des participants :

- Ouverture et suivi des inscriptions.
- Gestion des dossiers individuels.
- Contrôle des pièces justificatives.
- Validation des inscriptions.
- Gestion des listes d'attente.
- Gestion des modifications et des annulations.
- Suivi des paiements.
- Émission des devis, factures et reçus.
- Relances administratives et financières.
- Gestion des inscriptions de groupe.
- Réponses aux demandes des participants.
- Assistance téléphonique et par e-mail.
- Production des listes de participants.
- Édition des badges.
- Gestion des attestations de présence.
- Reporting régulier auprès du comité d'organisation.
- Archivage des dossiers et clôture administrative de l'événement.

Nous assurons le suivi financier complet de votre congrès : 

- Élaboration du budget prévisionnel.
- Construction du plan de financement.
- Suivi des recettes (inscriptions, subventions, partenariats, sponsoring).
- Contrôle des dépenses et des engagements.
- Gestion des devis, bons de commande et validation des dépenses.
- Suivi de la trésorerie.
- Tableaux de bord financiers et reporting réguliers.
- Analyse des écarts entre le prévisionnel et le réalisé.
- Élaboration du bilan financier de l'événement.

Le pilotage stratégique du congrès

De la conception à la réalisation, nous orchestrons l'ensemble du projet pour garantir une organisation fluide et le succès de votre événement.

Nous coordonnons l'ensemble du projet pour garantir son bon déroulement :

- Définition du calendrier général du projet.
- Élaboration du rétroplanning.
- Organisation et animation des réunions de pilotage.
- Coordination des différents partenaires et prestataires.
- Suivi des décisions et des plans d'actions.
- Gestion des risques et anticipation des imprévus.
- Contrôle de l'avancement des différentes phases.
- Suivi des indicateurs de performance.
- Accompagnement des organisateurs dans les prises de décision.

La plateforme d'inscription sécurisée

Une solution digitale intuitive pour centraliser les inscriptions, automatiser les confirmations et garantir une gestion conforme des données personnelles.

Nous mettons à disposition un outil complet et personnalisable :

- Création de la plateforme aux couleurs de l'événement.
- Paramétrage des catégories de participants.
- Gestion des formulaires d'inscription.
- Paiement en ligne sécurisé.
- Génération automatique des confirmations.
- Édition des factures et reçus.
- Gestion des tarifs préférentiels et des codes promotionnels.
- Gestion des badges et des listes d'émargement.
- Export des bases de données.
- Respect des exigences RGPD et sécurisation des données.

La gestion d'abstracts et de comités scientifiques

Des outils dédiés pour accompagner les comités scientifiques dans l'organisation, la relecture et la sélection des communications.

Nous administrons l'ensemble du processus scientifique :

- Mise en place de la plateforme de dépôt des abstracts.
- Paramétrage des thématiques et catégories.
- Réception et contrôle des soumissions.
- Gestion des auteurs et co-auteurs.
- Affectation automatique ou manuelle aux évaluateurs.
- Gestion des conflits d'intérêts.Suivi des évaluations.
- Relances des relecteurs.
- Communication des décisions aux auteurs.
- Gestion des versions finales.
- Préparation des sessions orales et affichées.
- Accompagnement du comité scientifique tout au long du processus.

L'élaboration du programme scientifique

De la planification des sessions aux mises à jour opérationnelles, nous assurons un pilotage complet du programme scientifique.

Nous construisons un programme cohérent et évolutif :

- Coordination avec le comité scientifique.
- Élaboration de l'architecture du programme.
- Répartition des sessions.
- Construction des plannings.
- Coordination des intervenants.
- Gestion des confirmations de participation.
- Collecte des biographies et des présentations.
- Gestion des contraintes horaires.
- Mise à jour continue du programme.
- Production des supports de diffusion (site internet, application, programme imprimé).

Le dépôt des dossiers de financements & sponsorings

De la préparation des dossiers de subvention au suivi des sponsors, nous assurons une gestion complète de vos partenariats.

Nous accompagnons la recherche et la gestion des financements :

- Identification des financeurs potentiels.
- Constitution des dossiers de demande de subvention.
- Élaboration des dossiers de partenariat.
- Création des offres de sponsoring.
- Suivi des candidatures.Gestion des conventions.
- Suivi administratif des partenaires.
- Facturation des partenaires.
- Suivi des contreparties.
- Coordination des espaces d'exposition et de visibilité.
- Élaboration du bilan destiné aux financeurs.

La logistique et la coordination sur site

De la coordination des prestataires à l'accueil des participants, nous veillons au bon déroulement de chaque étape de votre congrès.

Nous assurons la gestion opérationnelle de votre événement :

- Recherche et réservation des lieux.
- Coordination des prestataires techniques.
- Gestion de la restauration.
- Organisation des transports et de l'hébergement.
- Implantation des espaces.
- Gestion de la signalétique.
- Coordination du montage et du démontage.
- Gestion des exposants.
- Organisation de l'accueil des participants.
- Coordination des bénévoles et des équipes.
- Assistance aux intervenants.
- Gestion des imprévus.
- Supervision générale pendant toute la durée du congrès.

La gestion administrative complète des inscriptionsLa gestion budgétaire

De la vérification des dossiers aux relances et reportings, nous centralisons la gestion administrative pour une organisation optimale.

Nous prenons en charge l'ensemble du parcours administratif des participants :

- Ouverture et suivi des inscriptions.
- Gestion des dossiers individuels.
- Contrôle des pièces justificatives.
- Validation des inscriptions.
- Gestion des listes d'attente.
- Gestion des modifications et des annulations.
- Suivi des paiements.
- Émission des devis, factures et reçus.
- Relances administratives et financières.
- Gestion des inscriptions de groupe.
- Réponses aux demandes des participants.
- Assistance téléphonique et par e-mail.
- Production des listes de participants.
- Édition des badges.
- Gestion des attestations de présence.
- Reporting régulier auprès du comité d'organisation.
- Archivage des dossiers et clôture administrative de l'événement.