Une organisation intégrale ou modulable, vous choisissez
Selon vos besoins et la gouvernance de votre événement.
La gestion budgétaire
Nous assurons un suivi financier rigoureux de votre événement, de la phase de préparation jusqu'au bilan final. Nous élaborons le budget prévisionnel, suivons les dépenses et les recettes, contrôlons les engagements financiers et produisons des tableaux de bord permettant une vision claire et en temps réel de la situation budgétaire.
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Nous assurons le suivi financier complet de votre congrès :
- Élaboration du budget prévisionnel.
- Construction du plan de financement.
- Suivi des recettes (inscriptions, subventions, partenariats, sponsoring).
- Contrôle des dépenses et des engagements.
- Gestion des devis, bons de commande et validation des dépenses.
- Suivi de la trésorerie.
- Tableaux de bord financiers et reporting réguliers.
- Analyse des écarts entre le prévisionnel et le réalisé.
- Élaboration du bilan financier de l'événement.
Le pilotage stratégique du congrès
Nous vous accompagnons dans la définition, la planification et la mise en œuvre de votre congrès. Nous coordonnons les différents intervenants, suivons le calendrier, anticipons les risques et veillons au respect des objectifs, des délais et du budget afin de garantir le succès de votre événement.
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Nous coordonnons l'ensemble du projet pour garantir son bon déroulement :
- Définition du calendrier général du projet.
- Élaboration du rétroplanning.
- Organisation et animation des réunions de pilotage.
- Coordination des différents partenaires et prestataires.
- Suivi des décisions et des plans d'actions.
- Gestion des risques et anticipation des imprévus.
- Contrôle de l'avancement des différentes phases.
- Suivi des indicateurs de performance.
- Accompagnement des organisateurs dans les prises de décision.
La plateforme d'inscription sécurisée
Nous mettons à disposition une plateforme d'inscription intuitive, personnalisable et entièrement sécurisée. Elle permet la gestion des inscriptions, des paiements en ligne, des confirmations automatiques, de l'édition des factures et des badges, tout en garantissant la protection des données personnelles conformément à la réglementation en vigueur.
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Nous mettons à disposition un outil complet et personnalisable :
- Création de la plateforme aux couleurs de l'événement.
- Paramétrage des catégories de participants.
- Gestion des formulaires d'inscription.
- Paiement en ligne sécurisé.
- Génération automatique des confirmations.
- Édition des factures et reçus.
- Gestion des tarifs préférentiels et des codes promotionnels.
- Gestion des badges et des listes d'émargement.
- Export des bases de données.
- Respect des exigences RGPD et sécurisation des données.
La gestion d'abstracts et de comités scientifiques
Nous prenons en charge l'ensemble du processus de gestion des communications scientifiques : dépôt des abstracts, affectation aux relecteurs, gestion des évaluations, échanges avec les auteurs, suivi des décisions et préparation des programmes de présentation. Des espaces dédiés sont également mis à disposition des comités scientifiques pour faciliter leur travail collaboratif.
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Nous administrons l'ensemble du processus scientifique :
- Mise en place de la plateforme de dépôt des abstracts.
- Paramétrage des thématiques et catégories.
- Réception et contrôle des soumissions.
- Gestion des auteurs et co-auteurs.
- Affectation automatique ou manuelle aux évaluateurs.
- Gestion des conflits d'intérêts.Suivi des évaluations.
- Relances des relecteurs.
- Communication des décisions aux auteurs.
- Gestion des versions finales.
- Préparation des sessions orales et affichées.
- Accompagnement du comité scientifique tout au long du processus.
L'élaboration du programme scientifique
En collaboration avec le comité scientifique, nous construisons un programme cohérent, attractif et équilibré. Nous organisons les sessions, coordonnons les intervenants, gérons les contraintes logistiques et assurons les mises à jour afin de proposer un programme clair et optimisé pour les participants.
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Nous construisons un programme cohérent et évolutif :
- Coordination avec le comité scientifique.
- Élaboration de l'architecture du programme.
- Répartition des sessions.
- Construction des plannings.
- Coordination des intervenants.
- Gestion des confirmations de participation.
- Collecte des biographies et des présentations.
- Gestion des contraintes horaires.
- Mise à jour continue du programme.
- Production des supports de diffusion (site internet, application, programme imprimé).
Le dépôt des dossiers de financements & sponsorings
Nous accompagnons les organisateurs dans la recherche et la sécurisation des financements. Nous préparons les dossiers de demande de subventions, élaborons les offres de partenariat, assurons le suivi des échanges avec les partenaires et sponsors, et veillons au respect des obligations administratives et contractuelles.
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Nous accompagnons la recherche et la gestion des financements :
- Identification des financeurs potentiels.
- Constitution des dossiers de demande de subvention.
- Élaboration des dossiers de partenariat.
- Création des offres de sponsoring.
- Suivi des candidatures.Gestion des conventions.
- Suivi administratif des partenaires.
- Facturation des partenaires.
- Suivi des contreparties.
- Coordination des espaces d'exposition et de visibilité.
- Élaboration du bilan destiné aux financeurs.
La logistique et la coordination sur site
Nous coordonnons l'ensemble des aspects opérationnels de l'événement : gestion des prestataires, installation des espaces, signalétique, accueil des participants, coordination technique, gestion des intervenants et supervision du déroulement du congrès. Notre présence sur site garantit une organisation fluide et une réactivité face aux imprévus.
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Nous assurons la gestion opérationnelle de votre événement :
- Recherche et réservation des lieux.
- Coordination des prestataires techniques.
- Gestion de la restauration.
- Organisation des transports et de l'hébergement.
- Implantation des espaces.
- Gestion de la signalétique.
- Coordination du montage et du démontage.
- Gestion des exposants.
- Organisation de l'accueil des participants.
- Coordination des bénévoles et des équipes.
- Assistance aux intervenants.
- Gestion des imprévus.
- Supervision générale pendant toute la durée du congrès.
La gestion administrative complète des inscriptions
Nous prenons en charge l'ensemble des démarches administratives liées aux inscriptions afin d'offrir une expérience simple et fluide aux participants. Nos équipes assurent le suivi des dossiers, la vérification des pièces justificatives, la gestion des paiements, les confirmations d'inscription, les modifications éventuelles ainsi que les relances administratives. Des tableaux de bord et des reportings réguliers permettent un suivi précis des inscriptions tout au long du projet.
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Nous prenons en charge l'ensemble du parcours administratif des participants :
- Ouverture et suivi des inscriptions.
- Gestion des dossiers individuels.
- Contrôle des pièces justificatives.
- Validation des inscriptions.
- Gestion des listes d'attente.
- Gestion des modifications et des annulations.
- Suivi des paiements.
- Émission des devis, factures et reçus.
- Relances administratives et financières.
- Gestion des inscriptions de groupe.
- Réponses aux demandes des participants.
- Assistance téléphonique et par e-mail.
- Production des listes de participants.
- Édition des badges.
- Gestion des attestations de présence.
- Reporting régulier auprès du comité d'organisation.
- Archivage des dossiers et clôture administrative de l'événement.
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CLÉ EN MAIN
Nous prenons en charge l'ensemble du congrès, du pilotage stratégique à la clôture, en totale délégation.
À LA CARTE
Vous choisissez les modules dont vous avez besoin — logistique, inscriptions, communication — selon votre organisation interne et votre budget.
